Gemiddeld zouden we professioneel zo’n 28% van de tijd aan het lezen en beantwoorden van mails besteden, zo blijkt uit een analyse van McKinsey. Dat zijn al gauw meer dan twee uren van je werkdag. Je zou die tijd dus nuttiger kunnen gebruiken, en met deze tips zal je dat zeker lukken.
Iedereen heeft zijn eigen manier om met e-mails om te gaan. De ene doet er alles aan om z’n inbox leeg te maken, de andere heeft dat al een tijdje opgegeven en laat de mails maar binnenstromen. Geen van beide extremen is goed: de ene verliest dagelijks veel tijd met het verwerken van e-mails, en de andere spendeert te veel tijd met het zoeken en onnodig herlezen van mails.
In Harvard Business Review geeft een team van Zarvana, een bedrijf dat op basis van studies lessen in time management aanbiedt, enkele tips om tot de helft minder tijd aan e-mails te besteden. Op de volgende vijf manieren verlies ook jij waarschijnlijk heel wat uren in je mailbox, en telkens krijg je enkele tips om die tijd terug te winnen.
1. Je checkt je mailbox veel vaker dan nodig
Gemiddeld zouden we op een werkdag onze mailbox 15 keer bekijken. Dat is zowat één keer om de 37 minuten. Heb je jezelf ooit al de vraag gesteld of mensen verwachten dat ze binnen die tijd een antwoord ontvangen? Neen, want uit onderzoek blijkt dat slechts 11% van de klanten en zelfs maar 8% van de collega’s binnen het uur een antwoord wil krijgen.
Begin dus met je mailbox niet om de 37 minuten, maar één keer per uur te bekijken. Zo kan je het aantal keren dat je je e-mail checkt al tot 6 keer per werkdag verminderen. En dat heeft meer impact dan je zou denken. Volgens onderzoekers van de Loughborough University hebben we zo’n 64 seconden nodig om nadien terug te keren naar hetzelfde werkritme als voor het controleren van onze mailbox.
Misschien heb je overigens een melding ingeschakeld telkens er een nieuwe mail binnenkomt? Ook dat zijn onderbrekingen die ons werkritme verstoren. Sophie Leroy van de universiteit van Washington legt uit wat er dan gebeurt: “Ik denk nog steeds na over Taak A, terwijl ik Taak B probeer te doen, maar ik heb niet de cognitieve capaciteiten om die twee taken tegelijk te verwerken, en kan ze bijgevolg geen van beide perfect doen.”
Een rekensom op basis van al deze gegevens leert dat we zo’n 21 minuten per dag kunnen winnen door simpelweg onze mailbox één keer per uur te bekijken en meldingen uit te schakelen. Uiteraard is dit in sommige beroepen onmogelijk en zijn snelle antwoorden vereist, maar de meerderheid van de werknemers merkt dat hun snelle reacties eigenlijk echt niet nodig zijn.
[divider style=”solid” top=”20″ bottom=”20″]
2. Je laat onnodige mails in je inbox zitten
Sommige werknemers hebben het opgegeven en laten honderden e-mails in hun inbox zitten zonder ze ooit te verwijderen. Heb je immers een mail van een bepaalde verzender nodig, dan kan je toch gewoon even op naam zoeken en win je veel tijd, toch? Die redenering is deels juist, want de zoekfunctie van je mailbox is de snelste manier om een mail terug te vinden. Maar je verliest wel veel tijd met een overvolle inbox, en wel om een andere reden.
Mensen hebben de neiging om iedere keer oude mails te herlezen wanneer ze een volle mailbox openen. Gemiddeld hebben we 200 berichten in onze mailbox en ontvangen we er 120 nieuwe per dag. Maar we beantwoorden ook gemiddeld maar 25%, en zonder een duidelijk plan blijven de mails zich opstapelen.
Als je dan 15 keer per dag in je mailbox inlogt, vier seconden nodig hebt om naar ieder bericht te kijken, en 10% herleest (het aantal dat naar schatting op een normaal computerscherm past), dan ben je dagelijks 27 minuten kwijt.
De oplossing is eenvoudig: archiveer of delete je mails altijd wanneer je ze de eerste keer leest. Ook wanneer je een mail later wil beantwoorden, hoeft die niet meer in je inbox met nieuwe berichten te zitten. Verhuis die dan naar bijvoorbeeld een to do-lijst!
[divider style=”solid” top=”20″ bottom=”20″]
3. Je moet oude mails zoeken in speciale mappen
We stellen gemiddeld 37% van de antwoorden op e-mails uit, en daardoor verliezen we ook nog eens veel tijd met het zoeken naar berichten die we nog moeten beantwoorden. Veel mensen hebben daarom mapjes gemaakt waarin mails per onderwerp, persoon of type geordend worden. We zouden zelfs gemiddeld om de vijf dagen een nieuwe map maken, en in totaal hebben we er liefst 37.
Handig, maar je moet wel iedere keer de juiste map zoeken en aanklikken, wat uiteindelijk 9% trager is dan gewoon op een keyword te zoeken. Een andere oplossing is werken met een to do-lijstje. Je zou bijvoorbeeld een tweede mailbox kunnen maken waar je mails naar kunt doorsturen. Of werk met een applicatie die je e-mails op een echt to do-lijstje zet. In totaal zou je met deze aanpak tot 14 minuten per dag kunnen winnen.
[divider style=”solid” top=”20″ bottom=”20″]
4. Je hebt te veel mappen in je mailbox
Gemiddeld 37 mappen per mailbox? Het spreekt voor zich dat je daar gemakkelijk tijd mee verliest. Niet alleen bij het zoeken naar een mail, maar ook bij het bepalen in welke map een nieuwe mail thuishoort. Ongeveer 10% van de tijd die we met een mail doorbrengen, bestaat uit het kiezen waar we hem zullen opslaan. Hoe meer mappen je hebt, hoe moeilijker deze keuze wordt. En daarna moet je de mail ook nog verplaatsen.
Als je later een mail opzoekt, heb je die mappen dankzij de zoekfunctie zelfs niet nodig. Hoeveel mappen zou je mailbox dan moeten hebben? Volgens Zarvana volstaan voor de meeste mensen twee mappen: eentje waarin we mails archiveren die we nog willen beantwoorden, en eentje voor mails die we op een later tijdstip eventueel nog eens willen lezen. Het beroemde psychologische principe dat we als ‘Hick’s Law’ kennen, leert ons dat 37 keuzes tot vijf keer trager zijn dan slechts twee keuzes. Zo win je ook weer 11 minuten per dag.
Geraak je toch niet verlost van al die mappen? Dan zijn er nog oplossingen: je kan je mailbox regels aanleren zodat berichten automatisch in de juiste map vallen. Of je kan een sneltoets gebruiken, wat ook weer 50% sneller is dan telkens met een muis te moeten klikken.
[divider style=”solid” top=”20″ bottom=”20″]
5. Je leest en verwerkt te veel onbelangrijke mails
Helaas stroomt er dagelijks ook veel afval binnen in je mailbox. Volgens Sanebox, een tool die voor jou belangrijke en minder belangrijke mails van elkaar scheidt, is 62% van de mails niet nuttig en kan je die in één keer verwerken. Maar ook dat kost natuurlijk weer tijd. Gemiddeld openen we 20% van de mails die bijvoorbeeld nieuwsbrieven bevatten. We hebben dan 15 tot 20 seconden nodig om ze te lezen. En zelfs als we deze mails meteen verwijderen, zijn we gemiddeld 3,2 seconden kwijt.
Je kan het individueel verwerken van onbelangrijke mails in drie stappen vermijden: begin met het instellen van een automatische filter voor nieuwsbrieven die je echt leest, meld je vervolgens af voor al de rest, en blokkeer alle spam en mails die blijven komen nadat je jezelf hebt uitgeschreven. Dat zal je dagelijks 8 minuten minder tijdverlies kosten.
[divider style=”solid” top=”20″ bottom=”20″]
Overzicht: 5 tips om minder tijd met mails te verliezen
- Schakel meldingen uit en open je mailbox slechts één keer per uur
- Haal elke mail meteen uit je inbox wanneer je hem de eerste keer leest
- Gebruik de zoekfunctie om mails snel terug te vinden
- Werk met hooguit twee mappen en gebruik shortcuts om mails te archiveren
- Vermijd het individueel verwerken van onbelangrijke mails
